Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 25 octobre 2026

RingSmith répond aux appels de petites entreprises au Royaume-Uni, aux États-Unis, au Canada, en Australie, en Irlande et au Brésil. La présente politique explique ce que nous recueillons sur les entreprises qui l’utilisent et sur les personnes qui les appellent, pourquoi, et ce que vous pouvez faire à ce sujet. La section 11 précise ce qui s’applique dans votre pays.

Also in English: privacy policy. Também em português: política de privacidade.

1. Qui nous sommes

RingSmith est fourni par HoyCall Ltd, société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 16470742, dont le siège social est situé au 10 Barton Fields Road, Oxford OX3 9FQ. Nous sommes inscrits auprès de l’Information Commissioner’s Office sous le numéro ZB991335. Dans la présente politique, « nous » désigne HoyCall Ltd.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels, Sigve Holmen, est chargé de la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Pour toute question sur vos renseignements, écrivez par courriel à [email protected], ou par la poste au responsable de la protection des renseignements personnels, à notre siège social.

Notre représentant dans l’Espace économique européen (EEE) au titre de l’article 27 du RGPD est Holmen Innovative Solutions AS, Årstadveien 68, 4380 Hauge i Dalane, Norvège. Courriel : [email protected]. Les personnes qui se trouvent dans l’EEE et les autorités de protection des données de l’EEE peuvent s’adresser à cette société plutôt qu’à nous pour toute question liée à la présente politique.

2. Vos renseignements et ceux de vos appelants

RingSmith traite deux types de renseignements personnels, et notre rôle diffère pour chacun.

• Ceux qui vous concernent, vous, le propriétaire de l’entreprise, et toute personne que vous ajoutez à votre compte : nous décidons de leur utilisation; nous sommes donc le responsable du traitement.
• Ceux qui concernent les personnes qui appellent votre entreprise : nous répondons à ces appels et les consignons pour vous, selon vos instructions; votre entreprise est donc le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant (aux États-Unis, votre fournisseur de services). Nos conditions précisent comment nous les traitons pour vous.

Si vous avez appelé une entreprise qui utilise RingSmith et que vous avez une question sur vos renseignements, veuillez communiquer avec cette entreprise. Si vous ne parvenez pas à la joindre, écrivez-nous par courriel : nous lui transmettrons votre demande et l’aiderons à y répondre.

3. Ce que nous recueillons à votre sujet

• Renseignements sur votre compte : votre nom, votre adresse courriel et le compte avec lequel vous vous connectez (Google, Microsoft ou Apple).
• Votre numéro de cellulaire, que nous confirmons au moyen d’un code envoyé par message texte, ainsi que le réseau et le type de forfait que vous nous indiquez.
• Votre entreprise : son nom, son pays, son fuseau horaire, son adresse, son numéro de téléphone, son site Web, ses heures d’ouverture et ses activités. Vous saisissez une partie de ces renseignements; nous complétons le reste à partir de votre fiche Google Maps et de votre site Web lorsque vous nous le demandez.
• La façon dont vous voulez que les appels soient traités : le message d’accueil et la voix, les questions à poser, les endroits où vous travaillez, les renseignements sur vos prix, les règles de prise de rendez-vous et les numéros que vous avez bloqués.
• Votre agenda, si vous connectez Google Agenda ou Outlook : nous vérifions vos périodes occupées et ajoutons les rendez-vous que prend RingSmith. Nous ne lisons pas le contenu de vos autres événements.
• Alertes : le jeton de notification et la langue de votre appareil et, si vous activez les alertes WhatsApp, le numéro auquel les envoyer.
• Votre abonnement : votre formule et si elle est active. Apple ou Google perçoivent le paiement; nous ne voyons jamais les données de votre carte.
• Appels d’essai : si le test de renvoi a réussi, avec votre réseau et votre forfait, afin que nous puissions indiquer aux autres propriétaires quels réseaux fonctionnent.
• Statistiques d’utilisation et rapports de plantage de l’application : les écrans utilisés, l’étape de la configuration à laquelle les gens parviennent et ce qui s’est mal passé lorsque l’application a planté, avec le modèle de votre appareil et la version de son système. Vous pouvez désactiver les deux dans l’application, sous Paramètres, Confidentialité.
• Registres d’accès : les moments où l’application s’est connectée à nos serveurs et l’adresse IP utilisée, conservés pour des raisons de sécurité et parce que la loi de certains pays l’exige.
• Ce que vous nous envoyez lorsque vous écrivez au soutien par courriel.

4. Ce que nous traitons au sujet des appelants

Lorsque RingSmith répond à un appel pour votre entreprise, un assistant d’intelligence artificielle (IA) parle à la personne qui appelle. Il traite :

• le numéro de téléphone de l’appelant, ainsi que l’heure et la durée de l’appel;
• une transcription de la conversation et un résumé de celle-ci;
• tout ce que l’appelant choisit de nous dire, comme son nom, son adresse et ce dont il a besoin;
• tout rendez-vous pris, et tout message envoyé à l’appelant par message texte ou WhatsApp à la demande de votre entreprise;
• un enregistrement de l’appel, seulement si votre entreprise a activé l’enregistrement.

Ce qu’on annonce aux appelants au début d’un appel dépend du pays de l’entreprise. Aux États-Unis, au Canada, en Australie et en Irlande, chaque appel commence par l’annonce que l’appelant parle avec un assistant IA et que l’appel est transcrit, et enregistré s’il y a lieu, afin de transmettre son message. Au Royaume-Uni et au Brésil, lorsque l’entreprise enregistre les appels, les appelants entendent avant le message d’accueil que les appels sont enregistrés. Dans tous les pays, l’assistant indique qu’il est une IA si un appelant le demande.

Nous n’utilisons pas la voix des appelants pour les identifier (aucune empreinte vocale), et l’assistant ne prend pas à leur sujet de décisions qui produisent des effets juridiques ou des effets similaires importants : il répond aux questions, prend des messages et fixe des rendez-vous selon les règles de l’entreprise, et c’est l’entreprise qui décide de la suite.

RingSmith conserve aussi une liste des numéros que des entreprises ont bloqués ou signalés comme indésirables, afin de ne pas répondre à ces appelants.

Messages textes aux appelants. RingSmith n’envoie un texto à un appelant que si celui-ci accepte, pendant l’appel, de recevoir un message à son sujet, par exemple un lien pour envoyer une photo à l’entreprise : un seul message par demande, jamais de publicité. Il provient de « RingSmith » ou, aux États-Unis et au Canada, du numéro sans frais de RingSmith. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Nous ne communiquons jamais les numéros de téléphone des appelants, ni leur consentement à recevoir des textos, à qui que ce soit à des fins de marketing ou de promotion; Twilio envoie les messages pour nous (section 6). Comment les appelants consentent et comment arrêter : ringsmith.app/sms (en anglais).

5. Pourquoi nous les utilisons

Les bases juridiques ci-dessous sont celles du RGPD du Royaume-Uni et de l’UE. La section 11 traite des autres pays.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les partageons pas à des fins publicitaires, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous n’utilisons pas vos appels pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Les renseignements des appelants servent uniquement à traiter les appels de votre entreprise, jamais à nos propres fins.

6. Avec qui nous les partageons

Nous faisons appel à d’autres entreprises pour faire fonctionner certaines parties de RingSmith. Elles ne peuvent utiliser les données que pour nous fournir leur service.

Nous pouvons aussi communiquer des données lorsque la loi l’exige, pour protéger la sécurité des personnes, ou, en cas de vente de notre entreprise ou de RingSmith, à l’acheteur, qui serait alors tenu de respecter la présente politique.

7. Les données hors de votre pays

Nous sommes établis au Royaume-Uni, et les entreprises ci-dessus stockent ou traitent des données dans les pays indiqués, surtout aux États-Unis. Où que vous soyez, vos données peuvent quitter votre pays, et nous en restons responsables lorsque c’est le cas. Nous les protégeons de la façon suivante :

• Depuis le Royaume-Uni : vers les États-Unis, en vertu de l’extension britannique (UK Extension) du cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque l’entreprise est certifiée, sinon en vertu de l’International Data Transfer Agreement ou de l’Addendum du Royaume-Uni.
• Depuis l’Irlande et le reste de l’UE : vers le Royaume-Uni, en vertu de la décision d’adéquation de l’UE concernant le Royaume-Uni, puis au-delà en vertu du cadre de protection des données UE–États-Unis ou des clauses contractuelles types de l’UE.
• Depuis le Brésil : en vertu des clauses contractuelles types de l’autorité brésilienne de protection des données (ANPD).
• Depuis le Canada et l’Australie : en vertu de contrats qui exigent la même protection que la loi de votre pays. Les données conservées dans un autre pays peuvent être consultées par les tribunaux, les organismes d’application de la loi et les autorités chargées de la sécurité nationale de ce pays.

8. Combien de temps nous les conservons

• Votre compte et vos paramètres : tant que vous avez un compte. Lorsque vous le supprimez, nous ne conservons que ce dont votre numéro RingSmith a besoin pour continuer à répondre jusqu’à sa libération : le nom de votre entreprise, votre nom, le numéro et votre réceptionniste.
• Appels, transcriptions et enregistrements : jusqu’à ce que vous supprimiez l’appel ou votre compte. Lorsque vous supprimez votre compte, nous les supprimons immédiatement, et nous les supprimons chez notre fournisseur de voix immédiatement ou, s’il ne le peut pas, dans les heures qui suivent. Les messages que votre numéro prend après la suppression de votre compte ne vous sont pas transmis, et nous les supprimons lorsque le numéro est désactivé.
• Registres d’abonnement : pendant six ans après la fin de l’abonnement, comme l’exige le droit fiscal.
• Journaux de serveur, registres d’accès et registres de sécurité : jusqu’à 12 mois, et au moins six mois pour les entreprises situées au Brésil, comme l’exige la loi brésilienne.
• Sauvegardes : les données supprimées disparaissent de nos sauvegardes dans un délai de 35 jours.
• Statistiques d’utilisation et rapports de plantage : jusqu’à 14 mois pour les statistiques et 90 jours pour les rapports de plantage.
• Les résultats des tests de réseau sont conservés sans votre nom ni votre numéro une fois votre compte supprimé.

Après votre départ, votre numéro RingSmith prend des messages pendant 30 jours, puis diffuse un message indiquant que l’entreprise ne l’utilise plus, et il est libéré après 90 jours sans appel. Nous tenons un journal des appels qu’il reçoit pour savoir quand il peut être libéré en toute sécurité, et nous supprimons ce journal au moment de la libération. La page Supprimer votre compte donne les détails.

9. Vos droits

Où que vous soyez, vous pouvez nous demander :

• de confirmer si nous détenons des renseignements personnels vous concernant, et de vous en remettre une copie;
• de les corriger s’ils sont inexacts ou incomplets;
• de les supprimer. Vous pouvez supprimer vous-même votre compte dans l’application, sous Paramètres, Compte, ou nous demander de le faire. La page Supprimer votre compte explique comment, et ce que nous conservons;
• de limiter l’usage que nous en faisons, ou de cesser de les utiliser sur le fondement de nos intérêts légitimes;
• de vous remettre les données que vous nous avez fournies dans un format que vous pouvez transférer ailleurs;
• de vous indiquer avec qui nous les avons partagés;
• de cesser de nous fonder sur votre consentement, lorsque nous nous fondons sur celui-ci.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à [email protected]. Nous pourrions devoir confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois, ou plus tôt si la loi de votre pays le prévoit (voir la section 11). L’exercice de vos droits est gratuit et n’a aucune incidence sur votre service.

Si la façon dont nous avons traité vos renseignements ne vous satisfait pas, veuillez d’abord nous en informer. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de votre autorité de protection des données : au Royaume-Uni, l’Information Commissioner’s Office, à ico.org.uk. La section 11 nomme l’autorité de chacun des autres pays.

10. Sécurité, violations de données et enfants

Les données sont chiffrées lorsqu’elles circulent entre l’application et nos serveurs. L’accès aux appels et aux enregistrements nécessite une connexion à votre compte, et les enregistrements ne sont accessibles qu’au moyen de liens de courte durée. Seuls les membres du personnel qui ont besoin d’y accéder pour vous aider ou pour assurer le fonctionnement de RingSmith y ont accès.

Nous consignons chaque incident de sécurité. Si l’un d’eux présente un risque pour des personnes, nous en avisons les autorités de protection des données et les personnes concernées dans le délai que prévoit la loi de chaque pays, et nous en avisons immédiatement votre entreprise s’il touche vos appelants.

RingSmith s’adresse aux entreprises. Il n’est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans, et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements en tant que titulaires de compte.

11. Votre pays

États-Unis

• Nous ne vendons ni ne partageons de renseignements personnels, au sens que donnent à ces termes la loi californienne CCPA (California Consumer Privacy Act, telle que modifiée par la CPRA) et les autres lois des États américains sur la protection de la vie privée, et nous n’utilisons pas de renseignements personnels sensibles pour tirer des conclusions sur les personnes.
• Pour les appelants, nous sommes le fournisseur de services ou le sous-traitant de votre entreprise au sens de ces lois. Les appelants qui souhaitent exercer leurs droits doivent s’adresser à l’entreprise; nous l’aiderons à répondre.
• Si vous résidez dans un État américain doté d’une loi sur la protection de la vie privée, notamment la Californie, le Connecticut, le Colorado, la Virginie ou le Texas, vous pouvez exercer les droits décrits à la section 9 et, si nous refusons, faire appel en répondant à notre réponse. Nous ne vous traiterons pas différemment parce que vous les exercez. Un mandataire autorisé peut présenter une demande en votre nom.
• RingSmith n’est pas destiné aux fournisseurs de soins de santé visés par la loi HIPAA, et ne doit pas être utilisé pour les appels de leurs patients (voir nos conditions).

Canada

• Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).
• Notre responsable de la protection des renseignements personnels, Sigve Holmen, répond de notre conformité au Canada et est, pour le Québec, la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Coordonnées : [email protected], ou par la poste à notre siège social.
• Vos renseignements sont traités à l’extérieur du Canada, comme le décrit la section 7. Avant de communiquer des renseignements personnels du Québec à l’extérieur du Québec, nous évaluons s’ils y bénéficieront d’une protection adéquate.
• Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours. En cas d’insatisfaction, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à priv.gc.ca, ou, au Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information, à cai.gouv.qc.ca.
• La présente politique est aussi offerte en anglais.

Australie

• Nous respectons les Australian Privacy Principles (principes australiens de protection de la vie privée) du Privacy Act 1988.
• Les entreprises avec lesquelles nous partageons des données, et les pays où elles se trouvent, figurent à la section 6. Nous restons responsables de la façon dont elles les traitent.
• Vous pouvez demander à consulter ou à corriger vos renseignements comme le décrit la section 9. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou si nous n’avons pas répondu dans les 30 jours, vous pouvez porter plainte auprès de l’Office of the Australian Information Commissioner, à oaic.gov.au.
• Nous n’utilisons pas de programmes informatiques pour prendre des décisions qui ont une incidence importante sur les droits ou les intérêts des personnes (section 4).

Irlande et Union européenne

• Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE s’applique, avec les bases juridiques de la section 5 et les droits de la section 9.
• Notre représentant dans l’EEE est nommé à la section 1.
• Vous pouvez porter plainte auprès de la Data Protection Commission, 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, à dataprotection.ie, ou auprès de l’autorité du pays de l’UE où vous résidez ou travaillez.
• En vertu du règlement de l’UE sur l’intelligence artificielle, les appelants sont informés au début de chaque appel qu’ils parlent avec un assistant IA (section 4).

Brésil

• La loi générale brésilienne sur la protection des données (LGPD, Lei 13.709/2018) s’applique. La présente politique est aussi offerte en portugais, et la version portugaise s’applique au Brésil.
• Notre délégué à la protection des données (encarregado) est Sigve Holmen, qui répond en portugais à [email protected].
• Vous disposez des droits prévus à l’article 18 de la LGPD : confirmation que nous traitons vos données, accès, correction, anonymisation, blocage ou suppression des données inutiles ou excessives, portabilité, suppression des données traitées avec votre consentement, information sur les personnes avec qui nous les partageons et sur la possibilité de refuser votre consentement, et retrait du consentement; et, en vertu de l’article 20, réexamen des décisions prises uniquement sur la base d’un traitement automatisé. Nous confirmons le traitement ou vous remettons vos données dans un délai de 15 jours.
• Nos bases juridiques au titre de la LGPD correspondent à celles de la section 5 : l’exécution de notre contrat avec vous (article 7, V), nos intérêts légitimes (article 7, IX) et nos obligations légales (article 7, II), comme la conservation des registres d’accès.
• Nous conservons les registres d’accès à RingSmith pendant au moins six mois, comme l’exige le Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014).
• Vous pouvez porter plainte auprès de l’Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), à gov.br/anpd.

12. Modifications et coordonnées

Si nous apportons des modifications importantes, nous vous en informerons dans l’application ou par courriel avant leur entrée en vigueur. La date indiquée en haut de la page correspond à la dernière modification de la présente politique.