Política de privacidade

Última atualização em 25 de outubro de 2026

O RingSmith atende chamadas para pequenas empresas no Reino Unido, nos Estados Unidos, no Canadá, na Austrália, na Irlanda e no Brasil. Esta política explica o que coletamos sobre as empresas que o usam e sobre as pessoas que ligam para elas, por quê, e o que você pode fazer a respeito. A seção 11 acrescenta o que vale no seu país.

Also in English: privacy policy. Aussi en français : politique de confidentialité.

1. Quem somos

O RingSmith é fornecido pela HoyCall Ltd, empresa registrada na Inglaterra e no País de Gales sob o número 16470742 (company number), com sede em 10 Barton Fields Road, Oxford OX3 9FQ. Somos registrados no Information Commissioner’s Office (ICO, a autoridade de proteção de dados do Reino Unido) sob o número ZB991335. Nesta política, “nós”, “nos” e “nosso” se referem à HoyCall Ltd.

Nosso responsável pela privacidade (Privacy Officer), Sigve Holmen, responde pela forma como tratamos dados pessoais. Para dúvidas sobre seus dados, envie um e-mail para [email protected] ou escreva ao responsável pela privacidade no endereço da nossa sede.

Nosso representante no Espaço Econômico Europeu (EEE), nos termos do artigo 27 do GDPR (o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia), é Holmen Innovative Solutions AS, Årstadveien 68, 4380 Hauge i Dalane, Noruega. E-mail: [email protected]. Pessoas no EEE e as autoridades de proteção de dados de lá podem entrar em contato com essa empresa, em vez de conosco, sobre qualquer assunto relacionado a esta política.

2. Seus dados e os dados de quem liga para você

O RingSmith trata dois tipos de dados pessoais, e o nosso papel é diferente em cada um.

• Sobre você, responsável pela empresa, e qualquer pessoa que você adicionar à sua conta: nós decidimos como esses dados são usados, então somos o controlador.
• Sobre as pessoas que ligam para a sua empresa: nós atendemos e registramos essas chamadas para você, conforme as suas instruções, então a sua empresa é o controlador e nós somos o seu operador (nos EUA, o seu service provider, ou prestador de serviços). Nossos termos descrevem como tratamos esses dados para você.

Se você ligou para uma empresa que usa o RingSmith e tem alguma dúvida sobre seus dados, entre em contato com essa empresa. Se não conseguir falar com ela, envie um e-mail para nós: vamos encaminhar o seu pedido e ajudar a empresa a respondê-lo.

3. O que coletamos sobre você

• Dados da conta: seu nome, seu endereço de e-mail e a conta com que você entra (Google, Microsoft ou Apple).
• Seu número de celular, que confirmamos com um código enviado por SMS, e a operadora e o tipo de plano que você nos informa.
• Sua empresa: nome, país, fuso horário, endereço, telefone, site, horário de funcionamento e o que ela faz. Você digita parte dessas informações; o resto nós preenchemos a partir do seu perfil no Google Maps e do seu site, quando você pede.
• Como você quer que as chamadas sejam atendidas: a saudação e a voz, as perguntas a fazer, onde você trabalha, informações de preços, regras de agendamento e os números que você bloqueou.
• Sua agenda, se você conectar o Google Agenda ou o Outlook: verificamos os seus horários ocupados e adicionamos os agendamentos que o RingSmith faz. Não lemos o conteúdo dos seus outros eventos.
• Alertas: o token de notificação e o idioma do seu dispositivo e, se você ativar os alertas no WhatsApp, o número para onde enviá-los.
• Sua assinatura: qual é o seu plano e se ele está ativo. A Apple ou o Google fazem a cobrança; nunca vemos os dados do seu cartão.
• Chamadas de teste: se o teste do desvio deu certo, com a sua operadora e o seu plano, para podermos informar a outras empresas quais operadoras funcionam.
• Estatísticas de uso e relatórios de erro do app: quais telas foram usadas, até que ponto as pessoas chegam na configuração e o que deu errado quando o app travou, com o modelo do seu dispositivo e a versão do sistema. Você pode desativar os dois no app, em Configurações, Privacidade.
• Registros de acesso: quando o app se conectou aos nossos servidores e de qual endereço IP, guardados por segurança e porque a lei de alguns países exige.
• O que você nos envia quando escreve para o suporte por e-mail.

4. O que tratamos sobre quem liga

Quando o RingSmith atende uma chamada para a sua empresa, um assistente de inteligência artificial (IA) fala com quem ligou. Ele trata:

• o número de telefone de quem ligou e o horário e a duração da chamada;
• uma transcrição da conversa e um resumo dela;
• tudo o que a pessoa decidir nos contar, como nome, endereço e o que ela precisa;
• qualquer agendamento feito e quaisquer mensagens enviadas a quem ligou por SMS ou WhatsApp a pedido da sua empresa;
• a gravação da chamada, somente se a sua empresa tiver ativado a gravação.

O que é dito a quem liga no início da chamada depende do país da empresa. Nos Estados Unidos, no Canadá, na Austrália e na Irlanda, toda chamada começa informando que a pessoa está falando com um assistente de IA e que a chamada é transcrita, e gravada se for o caso, para repassar o recado dela. No Reino Unido e no Brasil, quando a empresa grava as chamadas, quem liga ouve, antes da saudação, que as chamadas são gravadas. Em todos os países, o assistente diz que é uma IA se alguém perguntar.

Não usamos a voz de quem liga para identificar a pessoa (não usamos impressões vocais), e o assistente não toma decisões sobre quem liga que produzam efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos: ele responde perguntas, anota recados e faz agendamentos de acordo com as regras da empresa, e a empresa decide o que acontece depois.

O RingSmith também mantém uma lista dos números que as empresas bloquearam ou marcaram como spam, para que as chamadas desses números não sejam atendidas.

Mensagens de texto para quem liga. O RingSmith só envia uma mensagem de texto a quem liga depois que a pessoa concorda, durante a ligação, em receber uma mensagem sobre ela, como um link para enviar uma foto à empresa: uma mensagem por pedido, nunca marketing. Ela vem de “RingSmith” ou, nos Estados Unidos e no Canadá, do número gratuito do RingSmith. Podem ser cobradas tarifas de mensagens e dados. Nunca compartilhamos os números de telefone de quem liga, nem a concordância em receber mensagens, com ninguém para fins de marketing ou promoção; a Twilio envia as mensagens para nós (seção 6). Como a pessoa concorda e como parar: ringsmith.app/sms (em inglês).

5. Por que usamos os dados

As bases legais abaixo são as do UK GDPR (o regulamento de proteção de dados do Reino Unido) e do GDPR da União Europeia. A seção 11 trata dos outros países.

Não vendemos dados pessoais nem os compartilhamos para publicidade, não os usamos para publicidade e não usamos as suas chamadas para treinar modelos de inteligência artificial. Os dados de quem liga são usados apenas para atender as chamadas da sua empresa, nunca para finalidades nossas.

6. Com quem compartilhamos

Usamos outras empresas para operar partes do RingSmith. Elas só podem usar os dados para nos prestar o serviço delas.

Também podemos compartilhar dados quando a lei exigir, para proteger a segurança das pessoas ou com um comprador, caso a nossa empresa ou o RingSmith seja vendido; esse comprador teria de cumprir esta política.

7. Dados fora do seu país

Estamos no Reino Unido, e as empresas acima armazenam ou tratam dados nos países indicados, principalmente nos Estados Unidos. Onde quer que você esteja, os seus dados podem sair do seu país, e nós continuamos responsáveis por eles quando isso acontece. Nós os protegemos assim:

• Do Reino Unido: para os Estados Unidos, com base na UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework (a extensão britânica do marco de privacidade de dados UE–EUA) quando a empresa é certificada; caso contrário, com base no International Data Transfer Agreement ou no Addendum do Reino Unido (os modelos britânicos de contrato para transferência internacional de dados).
• Da Irlanda e do restante da UE: para o Reino Unido, com base na decisão de adequação da UE em relação ao Reino Unido, e daí em diante com base no EU–US Data Privacy Framework ou nas cláusulas-padrão contratuais da UE.
• Do Brasil: com base nas cláusulas-padrão contratuais da ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).
• Do Canadá e da Austrália: com base em contratos que exigem a mesma proteção que a lei do seu país. Dados mantidos em outro país podem ser acessados pelos tribunais, pelas autoridades policiais e pelas autoridades de segurança nacional desse país.

8. Por quanto tempo guardamos

• Sua conta e suas configurações: enquanto você tiver uma conta. Quando você a apaga, guardamos apenas o que o seu número RingSmith precisa para continuar atendendo até ser liberado: o nome da sua empresa, o seu nome, o número e a sua recepcionista.
• Chamadas, transcrições e gravações: até você apagar a chamada ou a sua conta. Quando você apaga a sua conta, nós as apagamos imediatamente e também as apagamos do nosso provedor de voz imediatamente ou, se ele não puder fazer isso, em poucas horas. Os recados que o seu número anota depois que você apaga a sua conta não são enviados a você, e nós os apagamos quando o número é desativado.
• Registros de assinatura: por seis anos após o fim da assinatura, como exige a legislação tributária.
• Logs de servidor, registros de acesso e registros de segurança: por até 12 meses e, para empresas no Brasil, por no mínimo seis meses, como exige a lei brasileira.
• Cópias de segurança (backups): os dados apagados saem dos nossos backups em até 35 dias.
• Estatísticas de uso e relatórios de erro: por até 14 meses, no caso das estatísticas, e 90 dias, no caso dos relatórios de erro.
• Os resultados dos testes de operadora são mantidos sem o seu nome ou número depois que a sua conta é apagada.

Depois que você sai, o seu número RingSmith continua anotando recados por 30 dias, depois passa a tocar uma mensagem dizendo que a empresa não usa mais esse número e é liberado quando completa 90 dias sem receber chamadas. Mantemos um registro das chamadas que ele recebe para saber quando pode ser liberado com segurança, e apagamos esse registro quando o número é liberado. A página Apagar sua conta traz os detalhes.

9. Seus direitos

Onde quer que você esteja, você pode nos pedir para:

• confirmar se temos dados pessoais sobre você e fornecer uma cópia deles;
• corrigi-los, se estiverem errados ou incompletos;
• apagá-los. Você pode apagar a sua conta por conta própria no app, em Configurações, Conta, ou pedir que a gente apague. A página Apagar sua conta explica como e o que guardamos;
• limitar a forma como os usamos, ou deixar de usá-los com base nos nossos legítimos interesses;
• entregar a você os dados que você nos forneceu, em um formato que você possa levar para outro lugar;
• informar com quem os compartilhamos;
• deixar de tratá-los com base no seu consentimento, quando essa for a base que usamos.

Para exercer qualquer um desses direitos, envie um e-mail para [email protected] (em português) ou [email protected]. Talvez a gente precise confirmar que é você. Respondemos em até um mês, ou antes, quando a lei do seu país assim determinar (veja a seção 11). Exercer os seus direitos é gratuito e não afeta o seu serviço.

Se você tiver alguma insatisfação com a forma como tratamos os seus dados, fale primeiro com a gente. Você também pode apresentar reclamação à autoridade de proteção de dados do seu país: no Reino Unido, o Information Commissioner’s Office, em ico.org.uk. A seção 11 indica a autoridade de cada um dos outros países.

10. Segurança, incidentes e crianças

Os dados são criptografados quando trafegam entre o app e os nossos servidores. O acesso às chamadas e às gravações exige login na sua conta, e as gravações só ficam disponíveis por meio de links de curta duração. Só têm acesso os membros da equipe que precisam dele para ajudar você ou manter o RingSmith funcionando.

Mantemos um registro de todos os incidentes de segurança. Se um incidente puser pessoas em risco, nós o comunicamos às autoridades de proteção de dados e às pessoas afetadas dentro do prazo que a lei de cada país permite, e avisamos a sua empresa imediatamente se ele afetar quem liga para você.

O RingSmith é para empresas. Ele não se destina a menores de 18 anos, e não coletamos conscientemente dados de menores de 18 anos na qualidade de titulares de conta.

11. Seu país

Estados Unidos

• Não vendemos nem compartilhamos informações pessoais, no sentido que a California Consumer Privacy Act (CCPA, a lei de privacidade do consumidor da Califórnia, alterada pela CPRA) e outras leis estaduais de privacidade dos EUA dão a essas palavras (“sell” e “share”), e não usamos informações pessoais sensíveis para inferir características das pessoas.
• Em relação aos dados de quem liga, somos o service provider (prestador de serviços) ou o processor (operador) da sua empresa, nos termos dessas leis. Quem ligou e quiser exercer os seus direitos deve entrar em contato com a empresa; nós vamos ajudar a empresa a responder.
• Se você mora em um estado dos EUA que tem lei de privacidade, incluindo Califórnia, Connecticut, Colorado, Virgínia ou Texas, pode exercer os direitos da seção 9 e, caso recusemos o pedido, recorrer respondendo à nossa resposta. Não vamos tratar você de forma diferente por exercer esses direitos. Um agente autorizado pode fazer o pedido por você.
• O RingSmith não se destina a prestadores de serviços de saúde abrangidos pela HIPAA (a lei federal dos EUA sobre a privacidade de informações de saúde) e não pode ser usado para as chamadas dos pacientes deles (veja os nossos termos).

Canadá

• Seguimos a Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA, a lei federal canadense de proteção de informações pessoais) e, em Quebec, a Act respecting the protection of personal information in the private sector (a lei de Quebec sobre a proteção de informações pessoais no setor privado, Lei 25).
• Nosso responsável pela privacidade, Sigve Holmen, responde pela nossa conformidade no Canadá e é a pessoa responsável pela proteção de informações pessoais em Quebec. Contato: [email protected], ou por correio, no endereço da nossa sede.
• Os seus dados são tratados fora do Canadá, como descreve a seção 7. Antes de enviar informações pessoais de Quebec para fora de Quebec, avaliamos se elas estarão adequadamente protegidas lá.
• Respondemos aos pedidos em até 30 dias. Se a resposta não for satisfatória, você pode apresentar reclamação ao Office of the Privacy Commissioner of Canada (o comissário de privacidade do Canadá), em priv.gc.ca, ou, em Quebec, à Commission d’accès à l’information, em cai.gouv.qc.ca.
• Esta política também está disponível em francês.

Austrália

• Cumprimos os Australian Privacy Principles (os princípios australianos de privacidade) do Privacy Act 1988.
• As empresas com quem compartilhamos dados, e os países onde elas estão, constam da seção 6. Continuamos responsáveis pela forma como elas tratam esses dados.
• Você pode pedir para ver ou corrigir os seus dados, como descreve a seção 9. Respondemos em até 30 dias. Se a nossa resposta não for satisfatória, ou se não tivermos respondido em 30 dias, você pode apresentar reclamação ao Office of the Australian Information Commissioner (o comissário australiano de informação), em oaic.gov.au.
• Não usamos programas de computador para tomar decisões que afetem significativamente os direitos ou interesses das pessoas (seção 4).

Irlanda e União Europeia

• Aplica-se o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (GDPR), com as bases legais da seção 5 e os direitos da seção 9.
• Nosso representante no EEE está indicado na seção 1.
• Você pode apresentar reclamação à Data Protection Commission (a autoridade irlandesa de proteção de dados), 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, em dataprotection.ie, ou à autoridade do país da UE onde você mora ou trabalha.
• Nos termos do EU Artificial Intelligence Act (o regulamento de inteligência artificial da UE), quem liga é informado, no início de toda chamada, de que está falando com um assistente de IA (seção 4).

Brasil

• Aplica-se a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei nº 13.709/2018). Esta é a versão que vale no Brasil; ela também está disponível em inglês.
• Nosso encarregado pelo tratamento de dados pessoais (encarregado) é Sigve Holmen, que atende em português pelo e-mail [email protected].
• Como titular dos dados, você tem os direitos previstos no art. 18 da LGPD: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD; portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto; eliminação dos dados pessoais tratados com o seu consentimento; informação das entidades públicas e privadas com as quais realizamos uso compartilhado de dados; informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa; revogação do consentimento; e revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais (art. 20). Confirmamos a existência de tratamento ou damos acesso aos seus dados em até 15 dias.
• As bases legais do tratamento, pela LGPD, são as da seção 5: a execução do nosso contrato com você (art. 7º, V), os nossos legítimos interesses (art. 7º, IX) e o cumprimento de obrigações legais (art. 7º, II), como a guarda dos registros de acesso.
• Mantemos os registros de acesso a aplicações do RingSmith por, no mínimo, seis meses, como exige o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
• Você pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), em gov.br/anpd.

12. Alterações e contato

Se fizermos alterações relevantes, vamos avisar você no app ou por e-mail antes que elas entrem em vigor. A data no topo mostra quando esta política foi alterada pela última vez.