Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 11 novembre 2026

RingSmith répond aux appels de petites entreprises au Royaume-Uni, aux États-Unis, au Canada, en Australie, en Irlande et au Brésil. Il n’est pas encore proposé aux entreprises installées en France. La présente politique explique ce que nous collectons sur les entreprises qui l’utilisent et sur les personnes qui les appellent, pourquoi, et ce que vous pouvez faire à ce sujet. La section 11 précise ce qui s’applique dans votre pays.

Also in English: privacy policy. Também em português: política de privacidade.

1. Qui nous sommes

RingSmith est fourni par HoyCall Ltd, société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 16470742, dont le siège social est situé 10 Barton Fields Road, Oxford OX3 9FQ, Royaume-Uni. Nous sommes enregistrés auprès de l’Information Commissioner’s Office (l’autorité britannique de protection des données) sous le numéro ZB991335. Dans la présente politique, « nous » désigne HoyCall Ltd.

Notre responsable de la confidentialité (Privacy Officer), Sigve Holmen, est chargé de la manière dont nous traitons les données personnelles. Pour toute question sur vos données, écrivez à [email protected], ou par courrier au responsable de la confidentialité, à notre siège social.

Notre représentant dans l’Espace économique européen (EEE) au titre de l’article 27 du RGPD est Holmen Innovative Solutions AS, Årstadveien 68, 4380 Hauge i Dalane, Norvège. E-mail : [email protected]. Les personnes qui se trouvent dans l’EEE et les autorités de protection des données de l’EEE peuvent s’adresser à cette société plutôt qu’à nous pour toute question liée à la présente politique.

2. Vos données et celles des personnes qui vous appellent

RingSmith traite deux types de données personnelles, et notre rôle est différent pour chacun.

• Les données qui vous concernent, vous qui gérez l’entreprise, et toute personne que vous ajoutez à votre compte : nous décidons de leur utilisation ; nous sommes donc le responsable du traitement.
• Les données des personnes qui appellent votre entreprise : nous répondons à ces appels et les enregistrons pour vous, sur vos instructions ; votre entreprise est donc le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant (aux États-Unis, votre prestataire de services). Nos conditions précisent comment nous les traitons pour vous.

Si vous avez appelé une entreprise qui utilise RingSmith et que vous avez une question sur vos données, veuillez contacter cette entreprise. Si vous n’arrivez pas à la joindre, écrivez-nous : nous lui transmettrons votre demande et l’aiderons à y répondre.

3. Ce que nous collectons à votre sujet

• Les informations de votre compte : votre nom, votre adresse e-mail et le compte avec lequel vous vous connectez (Google, Microsoft ou Apple).
• Votre numéro professionnel, celui que votre clientèle compose : un mobile, une ligne fixe ou un standard téléphonique. Nous conservons son opérateur et le type de forfait que vous nous indiquez. Nous vous le proposons à partir du numéro de téléphone de votre fiche Google Maps, que nous conservons à cette fin.
• Les anciennes versions de l’application collectaient aussi un numéro de mobile confirmé par un code reçu par SMS. Les comptes existants peuvent conserver ce numéro comme ligne professionnelle.
• Votre entreprise : son nom, son pays, son fuseau horaire, son adresse, son numéro de téléphone, son site web, ses horaires d’ouverture et son activité. Vous saisissez une partie de ces informations ; nous complétons le reste à partir de votre fiche Google Maps et de votre site web lorsque vous nous le demandez.
• La façon dont vous voulez que les appels soient traités : le message d’accueil et la voix, les questions à poser, votre zone d’intervention, les informations sur vos tarifs, les règles de rendez-vous et les numéros que vous avez bloqués.
• Votre agenda, si vous connectez Google Agenda ou Outlook : nous vérifions quand vous êtes occupé et ajoutons les rendez-vous que prend RingSmith. Nous ne lisons pas le contenu de vos autres événements.
• Alertes : le jeton de notification et la langue de votre appareil et, si vous activez les alertes WhatsApp, le numéro auquel les envoyer.
• Votre abonnement : votre formule et si elle est active. Apple ou Google encaissent le paiement ; nous ne voyons jamais les données de votre carte.
• Appels test : pour vérifier votre numéro professionnel, nous l’appelons et vérifions que l’appel est bien renvoyé vers votre numéro RingSmith. Nous conservons le numéro appelé et le résultat du test, avec l’opérateur et le forfait, pour pouvoir indiquer aux autres utilisateurs quels opérateurs fonctionnent.
• Essai de votre réceptionniste : si vous appelez votre réceptionniste depuis l’application pour l’essayer, l’application utilise le micro de votre téléphone, seulement pendant cet appel, et transmet votre voix à ElevenLabs, notre fournisseur de voix, pour faire fonctionner l’appel. Nous conservons la transcription et le résumé de l’appel comme ceux de tout autre appel (section 8), avec la mention « Appel test » et une trace indiquant qu’il s’agit d’un essai, afin qu’il ne soit ni facturé ni déduit de vos minutes.
• Statistiques d’utilisation et rapports de plantage de l’application : les écrans utilisés, jusqu’où les utilisateurs vont dans la configuration et ce qui s’est mal passé quand l’application a planté, avec le modèle de votre appareil et la version de son système. Vous pouvez désactiver les deux dans l’application, sous Paramètres, Confidentialité. Si vous avez installé RingSmith depuis l’une de nos publicités Google, elles indiquent aussi laquelle (section 5).
• Journaux de connexion : quand l’application s’est connectée à nos serveurs, et depuis quelle adresse IP, conservés pour des raisons de sécurité et parce que la loi de certains pays l’exige.
• Un identifiant d’appareil, à la création du compte : une empreinte à sens unique (hachage) de l’identifiant que votre téléphone donne à l’application RingSmith (l’identifiant Android propre à notre application, ou l’identifiant de l’iPhone propre à nos applications), jamais l’identifiant lui-même. Nous l’utilisons uniquement pour limiter le nombre de comptes qu’un même téléphone peut créer, afin d’empêcher la fraude, et nous le conservons avec l’historique des inscriptions, comme registre de sécurité (section 8).
• Ce que vous nous envoyez lorsque vous écrivez à l’assistance.
• La liste d’attente iPhone, si vous vous y inscrivez sur notre site : votre adresse e-mail, la langue de la page et le pays d’où provient votre connexion.

4. Ce que nous traitons au sujet des personnes qui appellent

Lorsque RingSmith répond à un appel pour votre entreprise, un assistant d’intelligence artificielle (IA) parle à la personne qui appelle. Il traite :

• le numéro de téléphone de la personne qui appelle, ainsi que l’heure et la durée de l’appel ;
• une transcription de la conversation et un résumé de celle-ci ;
• tout ce que la personne choisit de nous dire, comme son nom, son adresse et ce dont elle a besoin ;
• tout rendez-vous pris, et tout message envoyé à la personne par SMS ou WhatsApp à la demande de votre entreprise ;
• un enregistrement de l’appel, seulement si votre entreprise a activé l’enregistrement.

Ce que l’on annonce au début d’un appel dépend du pays de l’entreprise. Aux États-Unis, au Canada, en Australie et en Irlande, chaque appel commence par l’annonce que la personne parle à un assistant IA et que l’appel est transcrit, et enregistré le cas échéant, afin de transmettre son message. Au Royaume-Uni et au Brésil, lorsque l’entreprise enregistre les appels, les personnes qui appellent entendent avant le message d’accueil que les appels sont enregistrés. Dans tous les pays, l’assistant indique qu’il est une IA si on le lui demande.

Nous n’utilisons pas la voix des personnes qui appellent pour les identifier (aucune empreinte vocale), et l’assistant ne prend pas à leur sujet de décisions produisant des effets juridiques ou des effets similaires importants : il répond aux questions, prend des messages et fixe des rendez-vous selon les règles de l’entreprise, et c’est l’entreprise qui décide de la suite.

RingSmith conserve aussi une liste des numéros que des entreprises ont bloqués ou signalés comme spam, pour ne pas répondre à ces appelants.

SMS aux personnes qui appellent. RingSmith n’envoie un SMS à une personne qui appelle que si elle accepte, pendant l’appel, de recevoir un message à ce sujet, par exemple un lien pour envoyer une photo à l’entreprise : un seul message par demande, jamais de publicité. Il est envoyé par « RingSmith » ou, aux États-Unis et au Canada, depuis le numéro gratuit de RingSmith. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Nous ne communiquons jamais les numéros de téléphone des personnes qui appellent, ni leur accord pour recevoir des SMS, à qui que ce soit à des fins de marketing ou de promotion ; Twilio envoie les messages pour nous (section 6). Comment les personnes donnent leur accord et comment arrêter : ringsmith.app/sms (en anglais).

5. Pourquoi nous les utilisons

Les bases légales ci-dessous sont celles du RGPD de l’Union européenne et de sa version britannique (UK GDPR). La section 11 traite des autres pays.

Nous ne vendons pas de données personnelles, nous ne les utilisons pas et ne les partageons pas pour cibler de la publicité, ni vers vous ni vers personne d’autre, et nous n’utilisons pas vos appels pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Notre seul usage publicitaire est la mesure de nos propres publicités : si vous installez RingSmith depuis l’une de nos publicités Google, Google Analytics indique à Google Ads quand vous vous inscrivez ou commencez un essai gratuit, pour que nous sachions quelles publicités fonctionnent. Nous ne collectons pas l’identifiant publicitaire de votre téléphone, et les données des personnes qui appellent ne servent jamais à cela. Les données des personnes qui appellent servent uniquement à traiter les appels de votre entreprise, jamais à nos propres fins.

6. Avec qui nous les partageons

Nous faisons appel à d’autres entreprises pour faire fonctionner certaines parties de RingSmith. Elles ne peuvent utiliser les données que pour nous fournir leur service.

Nous pouvons aussi communiquer des données lorsque la loi l’exige, pour protéger la sécurité des personnes ou, en cas de vente de notre entreprise ou de RingSmith, à l’acquéreur, qui serait tenu de respecter la présente politique.

7. Les données hors de votre pays

Nous sommes établis au Royaume-Uni, et les entreprises ci-dessus stockent ou traitent des données dans les pays indiqués, surtout aux États-Unis. Où que vous soyez, vos données peuvent quitter votre pays, et nous en restons responsables lorsque c’est le cas. Nous les protégeons de la façon suivante :

• Depuis le Royaume-Uni : vers les États-Unis, au titre de l’extension britannique (UK Extension) du cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque l’entreprise est certifiée, sinon au titre de l’International Data Transfer Agreement ou de l’Addendum britanniques.
• Depuis l’Irlande et le reste de l’UE : vers le Royaume-Uni, au titre de la décision d’adéquation de l’UE concernant le Royaume-Uni, puis au-delà au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis ou des clauses contractuelles types de l’UE.
• Depuis le Brésil : au titre des clauses contractuelles types de l’autorité brésilienne de protection des données (ANPD).
• Depuis le Canada et l’Australie : au titre de contrats qui exigent la même protection que la loi de votre pays. Les données conservées dans un autre pays peuvent être consultées par les tribunaux, les forces de l’ordre et les autorités de sécurité nationale de ce pays.

8. Combien de temps nous les conservons

• Votre compte et vos paramètres : tant que vous avez un compte. Lorsque vous le supprimez, nous ne conservons que ce dont votre numéro RingSmith a besoin pour continuer à répondre jusqu’à sa libération : le nom de votre entreprise, votre nom, le numéro et votre réceptionniste.
• Appels, transcriptions et enregistrements : jusqu’à ce que vous supprimiez l’appel ou votre compte. Lorsque vous supprimez votre compte, nous les supprimons immédiatement, et nous les supprimons chez notre fournisseur de voix immédiatement ou, s’il ne le peut pas, dans les heures qui suivent. Les messages que votre numéro prend après la suppression de votre compte ne vous sont pas transmis, et nous les supprimons lorsque le numéro est désactivé.
• Historique des abonnements : pendant six ans après la fin de l’abonnement, comme l’exige le droit fiscal.
• Journaux de serveur, journaux de connexion et registres de sécurité : jusqu’à 12 mois, et au moins six mois pour les entreprises situées au Brésil, comme l’exige la loi brésilienne.
• Sauvegardes : les données supprimées disparaissent de nos sauvegardes sous 35 jours.
• Statistiques d’utilisation et rapports de plantage : jusqu’à 14 mois pour les statistiques et 90 jours pour les rapports de plantage.
• Les résultats des tests de réseau sont conservés sans votre nom ni vos numéros de téléphone une fois votre compte supprimé.
• La liste d’attente iPhone : jusqu’à l’envoi de l’e-mail annonçant que RingSmith est sur l’App Store, puis elle est supprimée. Nous vous retirons plus tôt si vous le demandez.

Après votre départ, votre numéro RingSmith prend des messages pendant 30 jours, puis diffuse un message indiquant que l’entreprise ne l’utilise plus, et il est libéré après 90 jours sans appel. Nous tenons un journal des appels qu’il reçoit pour savoir quand il peut être libéré sans risque, et nous supprimons ce journal au moment de la libération. La page Supprimer votre compte donne les détails.

9. Vos droits

Où que vous soyez, vous pouvez nous demander :

• de confirmer si nous détenons des données personnelles vous concernant, et de vous en remettre une copie ;
• de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• de les effacer. Vous pouvez supprimer vous-même votre compte dans l’application, sous Paramètres, Compte, ou nous demander de le faire. La page Supprimer votre compte explique comment, et ce que nous conservons ;
• de limiter l’usage que nous en faisons, ou de cesser de les utiliser sur le fondement de nos intérêts légitimes ;
• de vous remettre les données que vous nous avez fournies dans un format que vous pouvez réutiliser ailleurs ;
• de vous indiquer avec qui nous les avons partagées ;
• de ne plus nous fonder sur votre consentement, lorsque nous nous fondons sur celui-ci.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à [email protected]. Nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois, ou plus tôt si la loi de votre pays le prévoit (voir la section 11). L’exercice de vos droits est gratuit et n’a aucune incidence sur votre service.

Si la façon dont nous avons traité vos données ne vous satisfait pas, dites-le-nous d’abord. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données : au Royaume-Uni, l’Information Commissioner’s Office, sur ico.org.uk. La section 11 indique l’autorité de chacun des autres pays.

10. Sécurité, violations de données et mineurs

Les données sont chiffrées lorsqu’elles circulent entre l’application et nos serveurs. L’accès aux appels et aux enregistrements nécessite d’être connecté à votre compte, et les enregistrements ne sont accessibles que par des liens de courte durée. Seuls les membres du personnel qui en ont besoin pour vous aider ou pour faire fonctionner RingSmith y ont accès.

Nous consignons chaque incident de sécurité. Si l’un d’eux présente un risque pour des personnes, nous le notifions aux autorités de protection des données et aux personnes concernées dans le délai que prévoit la loi de chaque pays, et nous prévenons immédiatement votre entreprise s’il touche les personnes qui vous appellent.

RingSmith s’adresse aux entreprises. Il n’est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans, et nous ne collectons pas sciemment leurs données en tant que titulaires de compte.

11. Votre pays

États-Unis

• Nous ne vendons ni ne partageons de données personnelles, au sens que donnent à ces termes la loi californienne CCPA (California Consumer Privacy Act, modifiée par la CPRA) et les autres lois des États américains sur la protection de la vie privée, et nous n’utilisons pas de données personnelles sensibles pour tirer des conclusions sur les personnes.
• Pour les personnes qui appellent, nous sommes le prestataire de services ou le sous-traitant de votre entreprise au sens de ces lois. Les personnes qui souhaitent exercer leurs droits doivent s’adresser à l’entreprise ; nous l’aiderons à répondre.
• Si vous résidez dans un État américain doté d’une loi sur la protection de la vie privée, notamment la Californie, le Connecticut, le Colorado, la Virginie ou le Texas, vous pouvez exercer les droits décrits à la section 9 et, si nous refusons, faire appel en répondant à notre réponse. Nous ne vous traiterons pas différemment parce que vous les exercez. Un mandataire autorisé peut faire la demande pour vous.
• RingSmith n’est pas destiné aux professionnels de santé soumis à la loi HIPAA, et ne doit pas être utilisé pour les appels de leurs patients (voir nos conditions).

Canada

• Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).
• Notre responsable de la confidentialité, Sigve Holmen, répond de notre conformité au Canada et est, pour le Québec, la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Contact : [email protected], ou par courrier à notre siège social.
• Vos données sont traitées hors du Canada, comme le décrit la section 7. Avant de communiquer des renseignements personnels du Québec hors du Québec, nous évaluons s’ils y bénéficieront d’une protection adéquate.
• Nous répondons aux demandes sous 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, sur priv.gc.ca, ou, au Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information, sur cai.gouv.qc.ca.
• La présente politique existe en français du Canada.

Australie

• Nous respectons les Australian Privacy Principles (principes australiens de protection de la vie privée) du Privacy Act 1988.
• Les entreprises avec lesquelles nous partageons des données, et les pays où elles se trouvent, figurent à la section 6. Nous restons responsables de la façon dont elles les traitent.
• Vous pouvez demander à consulter ou à rectifier vos données comme le décrit la section 9. Nous répondons sous 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou si nous n’avons pas répondu sous 30 jours, vous pouvez porter plainte auprès de l’Office of the Australian Information Commissioner, sur oaic.gov.au.
• Nous n’utilisons pas de programmes informatiques pour prendre des décisions qui affectent de manière importante les droits ou les intérêts des personnes (section 4).

Irlande et Union européenne

• Le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE s’applique, avec les bases légales de la section 5 et les droits de la section 9.
• Notre représentant dans l’EEE est désigné à la section 1.
• Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Data Protection Commission, 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, sur dataprotection.ie, ou auprès de l’autorité du pays de l’UE où vous résidez ou travaillez.
• En application du règlement européen sur l’intelligence artificielle, les personnes qui appellent sont informées au début de chaque appel qu’elles parlent à un assistant IA (section 4).

Brésil

• La loi générale brésilienne sur la protection des données (LGPD, Lei 13.709/2018) s’applique. La présente politique existe en portugais, et la version portugaise s’applique au Brésil.
• Notre délégué à la protection des données (encarregado) est Sigve Holmen, qui répond en portugais à [email protected].
• Vous disposez des droits prévus à l’article 18 de la LGPD : confirmation que nous traitons vos données, accès, rectification, anonymisation, blocage ou suppression des données inutiles ou excessives, portabilité, suppression des données traitées avec votre consentement, information sur les destinataires de vos données et sur la possibilité de refuser votre consentement, et retrait du consentement ; et, au titre de l’article 20, réexamen des décisions prises uniquement sur le fondement d’un traitement automatisé. Nous confirmons le traitement ou vous remettons vos données sous 15 jours.
• Nos bases légales au titre de la LGPD correspondent à celles de la section 5 : l’exécution de notre contrat avec vous (article 7, V), nos intérêts légitimes (article 7, IX) et nos obligations légales (article 7, II), comme la conservation des journaux de connexion.
• Nous conservons les journaux de connexion à RingSmith pendant au moins six mois, comme l’exige le Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014).
• Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), sur gov.br/anpd.

France

• RingSmith n’est pas encore proposé aux entreprises installées en France. La présente section s’applique dès maintenant aux personnes en France dont nous traitons les données, et s’appliquera aux entreprises françaises lorsque RingSmith y sera disponible.
• Le RGPD s’applique, ainsi que la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi Informatique et Libertés), avec les bases légales de la section 5 et les droits de la section 9.
• Notre représentant dans l’EEE est désigné à la section 1.
• Enregistrement et transcription des appels : lorsque RingSmith sera proposé aux entreprises françaises, chaque appel commencera par un message informant la personne qui appelle qu’elle parle à un assistant IA et que l’appel est transcrit, et enregistré si l’entreprise enregistre les appels, afin de transmettre son message (section 4). La personne qui appelle peut s’y opposer : elle peut raccrocher et joindre l’entreprise autrement, ou s’opposer au traitement auprès de l’entreprise, ou auprès de nous à [email protected] (section 9).
• Violations de données : lorsque nous sommes responsables du traitement, nous notifions à la CNIL toute violation de données personnelles dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf si elle n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les personnes, et nous informons les personnes concernées dans les meilleurs délais si le risque est élevé. Si une violation touche les données des personnes qui appellent, nous prévenons immédiatement l’entreprise, pour qu’elle puisse respecter ce même délai.
• Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, sur cnil.fr.
• La présente politique existe aussi en anglais.

12. Modifications et contact

Si nous apportons des modifications importantes, nous vous en informerons dans l’application ou par e-mail avant leur entrée en vigueur. La date en haut de la page indique la dernière modification de la présente politique.